Managed E-Mail Archivierung
Ihre Vorteile auf einen Blick

Die E-Mail Archivierung umfasst das systematische Abspeichern und Verwalten von E-Mails für den späteren Zugriff und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorgängen. Es gibt verschiedene gesetzliche Anforderungen an die E-Mail Archivierung, die sich aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften ergeben.

In Deutschland gibt es zum Beispiel das Gesetz über den Datenschutz in elektronischen Kommunikationssystemen (Telekommunikationsgesetz – TKG), das die Archivierung von E-Mails regelt. Danach sind Unternehmen verpflichtet, E-Mails für die Dauer von sechs Monaten aufzubewahren, wenn sie im Rahmen der Geschäftstätigkeit versendet oder empfangen werden.

Eine weitere wichtige Vorschrift für die E-Mail Archivierung ist das Handelsgesetzbuch (HGB), das die Buchführungspflichten von Unternehmen regelt. Demnach müssen Unternehmen ihre Geschäftsvorgänge dokumentieren und die Unterlagen für die Dauer von zehn Jahren aufbewahren. Dazu gehören auch E-Mails, die für die Geschäftstätigkeit von Bedeutung sind.

Es gibt auch Branchen, in denen besondere Anforderungen an die E-Mail Archivierung gestellt werden, wie zum Beispiel in der Finanzbranche oder im Gesundheitswesen. Hier können zusätzliche gesetzliche Vorschriften gelten, die die Archivierung von E-Mails betreffen.

Um sicherzustellen, dass die E-Mail Archivierung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, ist es wichtig, eine geeignete Archivierungslösung zu wählen, die alle relevanten Gesetze und Vorschriften berücksichtigt und die E-Mails sicher und zugänglich aufbewahrt. Es ist auch ratsam, regelmäßig die gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass die E-Mail Archivierung dem aktuellen Stand entspricht.